Governance, impegni, coinvolgimento degli stakeholder

Rif. GRI 4.1-4.17

È impegno di Saipem mantenere e rafforzare un sistema di Governance allineato con gli standard delle best practice internazionali, idoneo alla complessità della Società.

Di seguito si riporta una breve descrizione della struttura di governo societaria. Ulteriori dettagli sono forniti dal documento “Relazione sul Governo Societario e gli Assetti Proprietari 2013” [RGS 2013] nella “Relazione sulla Remunerazione”, nel Codice Etico e nella sezione Governance del sito internet della Società.

Struttura di governo dell’organizzazione

La struttura organizzativa della Società è caratterizzata dalla presenza del Consiglio di Amministrazione (CdA), organo centrale nel sistema di governo societario, a cui è affidata in via esclusiva la gestione aziendale. Le funzioni di vigilanza sono affidate al Collegio Sindacale e quelle di revisione legale alla Società di Revisione. L’Assemblea degli Azionisti è l’organo sociale che manifesta, con le sue deliberazioni adottate in conformità della legge e dello Statuto, la volontà sociale. L’attuale CdA è composto da 9 amministratori (di cui 8 non esecutivi e 6 indipendenti). Il CdA ha inoltre istituito al proprio interno due Comitati con funzioni consultive e propositive: il Comitato per il Controllo e Rischi, composto da 3 amministratori non esecutivi indipendenti, e il Comitato per la Remunerazione e le Nomine, composto anch’esso da 3 consiglieri non esecutivi e indipendenti.

Dialogo con gli azionisti

Il dialogo con gli azionisti è garantito dal responsabile della segreteria societaria. Le informazioni di loro interesse sono disponibili sul sito Saipem e possono essere chieste anche tramite l’e-mail: segreteria.societaria@saipem.com.

A tutela degli azionisti di minoranza, un sindaco effettivo e un supplente del Collegio Sindacale sono scelti tra i candidati degli azionisti di minoranza. L’Assemblea nomina Presidente del Collegio Sindacale il Sindaco effettivo nominato con queste modalità e quindi tratto dalla lista di minoranza.

Attraverso il sito Saipem è garantita, più in generale, adeguata informativa attraverso l’ampia documentazione resa disponibile agli investitori, al mercato e alla stampa, anche tramite comunicati stampa e incontri periodici con gli investitori istituzionali, con la comunità finanziaria e con la stampa. I dipendenti Saipem hanno a disposizione numerosi canali di informazione dedicati, tra cui: il portale intranet, il magazine trimestrale “Orizzonti” e numerose newsletter e magazine locali.

Inoltre sono garantiti i canali di informazione e dialogo previsti dagli accordi sindacali, all’interno del sistema di relazioni industriali volto ad assicurare a tutti i dipendenti informazione preventiva, consultazione e partecipazione.

Saipem mette a disposizione di dipendenti e stakeholder un canale informativo, che fa capo all’Organismo di Vigilanza e garantisce riservatezza ed esclusione di qualsiasi forma di ritorsione, attraverso il quale è possibile inoltrare segnalazioni relative a problematiche di sistema di controllo interno, informativa societaria, responsabilità amministrativa della Società, frodi o altre materie (violazioni del Codice Etico, pratiche di mobbing, furti, security, etc.).

Remunerazione

La struttura retributiva dell’Amministratore Delegato-CEO e degli altri Dirigenti con responsabilità strategiche, è costituita da una parte fissa e una parte variabile annuale. La remunerazione variabile è determinata con riferimento agli obiettivi Saipem nell’anno, relativi a ordini da acquisire, investimenti e portafoglio, EBITDA adjusted e sostenibilità.

Per le tematiche relative ai compensi di Amministratori, Sindaci e Dirigenti con responsabilità strategiche si rinvia, pertanto, alla “Relazione sulla Remunerazione” il cui testo è messo a disposizione del pubblico presso la sede sociale e nella sezione “Corporate Governance” del sito internet della Società www.saipem.com.

Trasparenza e correttezza

La procedura Saipem “Operazioni con interessi degli amministratori e sindaci e operazioni con parti correlate” (disponibile sul sito internet www.saipem.com nella sezione “Corporate Governance”), volta ad assicurare trasparenza e correttezza sostanziale e procedurale alle operazioni con parti correlate, è stata approvata nell’anno 2010 e modificata il 13 marzo 2012 dal CdA.

Requisiti degli amministratori

Gli amministratori posseggono i requisiti di onorabilità prescritti dalle disposizioni normative, nonché i requisiti di professionalità e l’esperienza necessaria a svolgere con efficacia ed efficienza il loro mandato al quale sono in grado di dedicare tempo e risorse adeguate. Il CdA, in conformità al Codice di Autodisciplina, esegue annualmente un’autovalutazione sulla dimensione, composizione, livello di funzionamento ed efficienza del Consiglio stesso e dei suoi Comitati, avvalendosi dell’assistenza di un consulente esterno specializzato.

Mission, valori, codici di condotta

Il riconoscimento chiaro dei propri valori e responsabilità è un elemento fondante della relazione di Saipem con i propri stakeholder. I seguenti principi, sanciti anche dalla Mission aziendale, sono applicati universalmente nelle realtà operative del Gruppo. L’osservanza della legge, dei regolamenti, delle disposizioni statutarie, dei codici di autodisciplina, l’integrità etica e la correttezza sono impegno costante e dovere di tutte le persone di Saipem nello svolgimento delle proprie funzioni e responsabilità. Tali principi, oltre all’impegno, alla trasparenza, all’efficienza energetica e allo sviluppo sostenibile, caratterizzano i comportamenti di tutta l’organizzazione. Il Codice Etico definisce con chiarezza l’insieme dei valori che la Società riconosce, accetta e condivide, nonché l’insieme delle responsabilità che essa assume verso l’interno e verso l’esterno. Al fine di garantire il raggiungimento degli obiettivi aziendali, il Consiglio di Amministrazione ha approvato finora specifiche Policy denominate: “Le nostre persone”; “I nostri Partner nella catena del valore”; “La Global Compliance”; “La Corporate Governance”; “Eccellenza Operativa”; “I nostri Partner istituzionali”; “L’Information Management”, “I nostri Asset Materiali e Immateriali”, “La Sostenibilità”, “L’Integrità nelle nostre Operations”. La performance della Società e delle sue controllate negli ambiti sociali, ambientali ed economici mostrata dagli indicatori riportati nel presente documento testimonia il grado di implementazione dei suddetti principi.

Gestione e valutazione delle performance

Il CdA riceve dagli Amministratori con deleghe, in occasione delle riunioni del Consiglio, un’informativa con periodicità almeno trimestrale sull’attività svolta nell’esercizio delle deleghe, sull’attività del Gruppo e sulle operazioni di maggior rilievo effettuate dalla Società o dalle sue controllate, e approva annualmente la Pianificazione Strategica, che oltre a tematiche prettamente economico-finanziarie, include obiettivi inerenti aspetti di sostenibilità del business.

I principali rischi riconducibili all’area HSE sono identificati, monitorati e gestiti da Saipem tramite un Sistema Integrato di Gestione HSE, basato su un ciclo annuale di pianificazione, attuazione, controllo, riesame dei risultati e definizione di nuovi obiettivi. La relativa performance è presentata e discussa a ogni riunione del CdA, che emana di conseguenza indicazioni operative. Il CdA è altresì informato all’occorrenza della performance sociale, in attuazione della politica di massimizzazione del Local Content e in merito alla gestione del personale della Società.

Autovalutazione

Il CdA di Saipem, in linea con le best practice internazionali e conformemente alle previsioni del Codice di Borsa, svolge annualmente un programma di autovalutazione sulla dimensione composizione e funzionamento del Consiglio e dei comitati consiliari, eventualmente esprimendo orientamenti sulle figure professionali la cui presenza in Consiglio sia ritenuta opportuna.

Al Comitato di Sostenibilità, presieduto dall’Amministratore Delegato-CEO, con cadenza quadrimestrale vengono presentate le principali performance e attività in corso relative alle tematiche di sostenibilità; il Comitato fornisce quindi le linee di indirizzo e approva la pianificazione delle attività. Il Comitato è inoltre informato e approva, in via preventiva, i documenti di rendicontazione esterna sulla performance di sostenibilità nell’anno, che vengono successivamente approvati in via formale dal CdA in concomitanza alla Relazione Finanziaria Annuale.

Gestione del rischio

Il Consiglio di Amministrazione, previo parere del Comitato per il Controllo e Rischi, con delibera del 30 luglio 2013, ha approvato i “Principi di Risk Management Integrato”. Il processo Risk Management Integrato (“RMI”), caratterizzato da un approccio strutturato e sistematico, prevede che i principali rischi siano efficacemente identificati, valutati, gestiti, monitorati, rappresentati e, ove possibile, tradotti in opportunità e vantaggio competitivo. Saipem, sulla base dei principi approvati dal Consiglio di Amministrazione, ha sviluppato e attuato un modello per la gestione integrata dei rischi aziendali, che è parte integrante del Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi. Il Modello, definito in coerenza ai principi e alle best practice internazionali, persegue gli obiettivi di conseguire una visione organica e di sintesi dei rischi aziendali, una maggiore coerenza delle metodologie e degli strumenti a supporto del risk management e un rafforzamento della consapevolezza, a tutti i livelli, che un’adeguata valutazione e gestione dei rischi di varia natura può incidere sul raggiungimento degli obiettivi e sul valore dell’azienda. A tal fine, il Modello è caratterizzato dai seguenti elementi costituitivi:

  1. Risk Governance: rappresenta l’impianto generale dal punto di vista dei ruoli, delle responsabilità e dei flussi informativi per la gestione dei principali rischi aziendali; per tali rischi il modello di riferimento prevede ruoli e responsabilità distinti su tre livelli di controllo;
  2. Processo: rappresenta l’insieme delle attività con cui i diversi attori identificano, misurano, gestiscono e monitorano i principali rischi che potrebbero influire sul raggiungimento degli obiettivi di Saipem;
  3. Reporting: rileva e rappresenta le risultanze del Risk Assessment evidenziando i rischi maggiormente rilevanti in termini di probabilità e impatto potenziale e rappresentandone i relativi piani di trattamento.

Adesione a codici di condotta

Il Codice Etico di Saipem fa riferimento alla Dichiarazione Universale dei Diritti Umani delle Nazioni Unite, le Convenzioni fondamentali dell’ILO (International Labour Organization) e delle Linee Guida dell’OCSE per le Imprese Multinazionali, quali principi fondamentali a cui Saipem si ispira nelle sue attività operative.

Associazioni

Saipem partecipa a numerose iniziative e associazioni che principalmente si prepongono come obiettivo la condivisione delle best practice del settore di competenza.

La relazione con gli Stakeholder

Rif. GRI 4.14-4.17

Le modalità di identificazione, mappatura ed engagement degli stakeholder a livello locale sono descritte nel documento “Saipem Sustainability 2013”. Di seguito le principali azioni di coinvolgimento degli stakeholder nel 2013.

Stakeholder finanziari

Saipem ha adottato una politica di comunicazione volta a instaurare un costante dialogo con gli investitori e a garantire la sistematica diffusione di un’informativa esauriente e tempestiva sulla propria attività. L’informativa agli investitori e al mercato è assicurata dai comunicati stampa, dalla presentazione periodica dei risultati finanziari e dall’ampia documentazione resa disponibile e costantemente aggiornata sul sito internet, nonché da incontri periodici con gli investitori istituzionali e con gli analisti finanziari. Gli azionisti individuali sono coinvolti prevalentemente attraverso il dialogo con la segreteria societaria. Nel corso del 2013 il management ha incontrato la comunità finanziaria durante 17 giornate di Road Show nelle principali piazze finanziarie mondiali e in occasione di 5 conferenze di settore.

Nel corso del 2013 Saipem ha inoltre predisposto alcune informative riguardanti aspetti di sostenibilità per EIRIS, VIGEO, la Financière de l’Echiquier, Global Sustainability Rating, Ethical Council e Storebrand. Saipem ha inoltre partecipato al Carbon Disclosure Project (CDP).

Clienti

La relazione a livello dei progetti operativi è costante: project manager e staff di progetto svolgono colloqui, riunioni e rispondono alle richieste del cliente, spesso presente on-site, nell’operatività quotidiana. I clienti vengono inoltre coinvolti nelle iniziative di formazione di HSE quali ad esempio campagne di sensibilizzazione ambientale o la LiHS (Leadership in Health and Safety). A fine progetto e con cadenza annuale per i progetti più rilevanti, viene richiesto al cliente un feedback tramite lo strumento di “Customer Satisfaction”. Inoltre, incontri con clienti o potenziali clienti sono organizzati nell’ambito commerciale o possono riguardare alcuni aspetti specifici quali l’approccio di Saipem alla sostenibilità. Nel corso del 2013 Saipem ha realizzato numerosi incontri con clienti per coinvolgerli nella propria strategia di sostenibilità in Sud America, Canada, Arabia Saudita, Australia e Azerbaijan.

La Società ha inoltre cooperato con Qatar Petroleum per il “Sustainable Development Industry (SDI) Reporting Qatar”.

Dipendenti

I rappresentanti dei lavoratori e i sindacati vengono coinvolti nella contrattazione collettiva e in altre attività di dialogo su specifiche azioni locali, anche attraverso meeting periodici. La gestione dei dipendenti della Società è responsabilità della funzione Risorse Umane in ogni sito operativo o società del Gruppo (come descritto nel documento “Saipem Sustainability 2013”). Nel 2013 sono stati analizzati i risultati dell’indagine di engagement che è stata lanciata alla fine del 2012, indirizzata alla popolazione di Dirigenti, Quadri e Impiegati di Saipem SpA e Saipem UK Ltd. 6.292 dipendenti sono stati invitati a partecipare a quest’indagine, il 75% dei quali hanno effettivamente partecipato.

Il risultato totale di Engagement di Saipem è il 53%. Le domande chiave dell’indagine si riferivano ai tre comportamenti “Say, stay, strive”. A seguito di ciò sono stati coinvolti circa 400 giovani risorse tra i 28 e i 35 anni e con un’esperienza aziendale compresa tra i 3 e i 5 anni, che hanno avuto l’occasione di presentare alcune delle loro proposte al Top Management di Saipem.

In Angola i dipendenti sono stati coinvolti insieme alle proprie famiglie e figli nel workshop Little LiHS. Le attività di coinvolgimento e formazione dei dipendenti sulle tematiche di sostenibilità sono continuate anche nel corso del 2013 tramite l’organizzazione di seminari tematici e incontri specifici con le funzioni manageriali.

Comunità locali

Come descritto nel documento “Saipem Sustainability 2013”, ogni società operativa o progetto ha un approccio specifico nella relazione con le comunità locali dove opera, che considera il ruolo di Saipem e il contesto socio-economico e culturale. Nel corso del 2013 numerose sono state le iniziative di coinvolgimento delle comunità locali. In Kazakhstan è stato organizzato un incontro pubblico con la popolazione del villaggio di Kuryk per presentare e discutere il piano di sostenibilità di Ersai. In quell’occasione sono stati identificati alcuni stakeholder locali affinché supervisionassero e monitorassero l’esecuzione delle attività. Ciò è stato fatto per rafforzare il senso di responsabilità e il riconoscimento di tali iniziative da parte della comunità.

In Nigeria le relazioni con le comunità locali sono definite e regolate nei Memorandum of Understanding (MoU) firmati dalla Società, dal cliente (in caso di progetti) e dai rappresentanti delle comunità coinvolte nelle operazioni. Altre iniziative e progetti per le comunità locali sono stati realizzati in Congo, Colombia, Kazakhstan, Indonesia, Perù, Venezuela, Messico, Angola e Brasile (ulteriori dettagli in “Saipem Sustainability 2013”).

Governi e autorità locali

Il coinvolgimento con governi e soprattutto con le autorità locali viene definito specificatamente per ogni realtà operativa e Paese in cui Saipem opera, considerando le specificità del Paese e del contesto sociale. Oltre alle relazioni istituzionali e ufficiali con le autorità, Saipem collabora con soggetti pubblici per la realizzazione di iniziative per le comunità e il territorio. In questo contesto si inseriscono le collaborazioni con enti ministeriali per la salute, ospedali o centri medici locali volti alla realizzazione di progetti di sensibilizzazione contro malattie quali Malaria, AIDS in Congo e Nigeria, e collaborazioni con enti di protezione ambientale per iniziative di tutela dell’ambiente in Congo e Kazakhstan. Nel 2013 è proseguita la cooperazione con la municipalità di Guarujá in Brasile, in seguito alla “Dichiarazione di Intenti”. Saipem collabora con istituzioni locali quali scuole e università, anche attraverso specifiche partnership, al fine di contribuire allo sviluppo di un sistema educativo che risponda alle esigenze del settore privato con particolare riferimento a quello dell’Oil&Gas. Numerose collaborazioni sono in atto in Algeria, Kazakhstan, Italia, Congo, Indonesia, Azerbaijan e Colombia.

Organizzazioni locali e non governative

Saipem collabora con organizzazioni e ONG soprattutto a livello locale, anche attraverso partnership e collaborazioni, al fine di implementare iniziative per le comunità che siano specifiche e contestualizzate alle principali problematiche del territorio. Collaborazioni con ONG locali sono state realizzate principalmente in Congo e Kazakhstan per l’avvio di studi e iniziative di carattere sociale.

Nel 2013 è proseguita la collaborazione con l’ONG Eurasia Foundation of Central Asia (EFCA) in Kazakhstan per la realizzazione di iniziative indirizzate alla comunità locale nel campo dell’educazione. Procede inoltre la collaborazione con Junior Achievement Azerbaijan (JAA) per rafforzare le competenze tecniche degli studenti universitari. In Colombia la Società ha realizzato diverse iniziative per incrementare la consapevolezza su tematiche ambientali in collaborazione con diverse ONG locali.

Fornitori

La relazione con i fornitori è dettagliata nel documento “Saipem Sustainability 2013”, dove vengono dettagliati i processi di selezione e valutazione dei fornitori. A livello locale, il coinvolgimento dei fornitori è costante, con la realizzazione di specifiche iniziative volte a migliorare la qualità delle forniture e allineare i fornitori ai requisiti di qualità, salute, sicurezza, ambiente e sociali di Saipem. In particolare, incontri con fornitori locali si sono svolti in India, Cina e Brasile. In Kazakhstan i fornitori sono stati coinvolti nella realizzazione di iniziative per le comunità locali. Nel 2013 sono stati organizzati dei forum indirizzati ai fornitori in Venezuela, Nigeria, Brasile e Colombia e dei corsi di formazione in Azerbaijan e Nigeria. La Società ha supportato con diverse iniziative le aziende aborigene in Australia e Canada. Infine vanno menzionati gli incontri che periodicamente vengono organizzati con i fornitori con i quali sono stati firmati degli strategic agreement.